El pasado 15 de noviembre de 2021, el Director Académico de nuestro programa de Gestión de Proyectos Andrés Gola dictó el Webinar “Conociendo la guía PMBOK 7º edición”, donde explicó la séptima edición de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®), publicación insignia del Project Management Institute, Inc. como recurso fundamental para la dirección de proyectos efectiva en cualquier organización. Este Webinar se basó en comprender qué está cambiando en la percepción de lo que es la Gestión de Proyectos.
En primer lugar, se mostró la estructura tanto de la sexta como de la séptima edición de la guía. La sexta edición es un enfoque muy ordenado, muy orientado a las herramientas, a los procesos, pero su deficiencia radica en que la sexta edición se basa en una gestión de proyectos prescriptiva o tradicional ¿Qué significa prescriptiva o tradicional? Significa que las fases están claramente identificadas: iniciación, planificación, ejecución, monitorización y cierre. Como gestor de un proyecto te sientas y sigues la secuencia de procesos y actividades: apruebas tu proyecto, planificas el alcance, cronograma, coste, la gestión de la calidad, recursos, comunicación y el riesgo.
¿Qué ha pasado? Poco a poco, con el avance de la tecnología, con el avance del mercado, nos hemos dado cuenta, sobre todo el PMI, de que a veces no es posible gestionar proyecto de una forma tan ordenada, tan planificada, tan en cascada, como es una gestión tradicional.
Hoy día tienes que iniciar tu proyecto y, según lo inicias, lo vas refinando, vas replanificando, conociendo más tus actividades y vas generando un plan de proyecto mucho más realista, según vas avanzando. Esto es lo que se llama una gestión ágil. En una gestión ágil, según van pasando las cosas, vas planificando y vas corrigiendo.
La séptima edición ya no se basa tanto en procesos, en qué herramientas tienes que usar para hacer cada una de las cosas, sino que se basa más en la parte abstracta, en la parte más filosófica de qué tienes que saber, tú como gestor de proyectos, para que esto funcione. ¿Cómo lo hizo el PMI? Dividiendo el PMBOK en los principios, que es algo más abstracto, y en los dominios, que es algo un poco más objetivo.
En cuanto a los principios tenemos:
Los organizadores actúan de forma responsable para llevar a cabo las actividades contenidas: integridad, cuidados y confiabilidad, mientras mantienen el cumplimiento de las pautas internas y externas.
Demostrar y adoptar comportamientos de liderazgo para apoyar las necesidades individuales y de equipo. El liderazgo efectivo promueve el éxito del proyecto y contribuye a los resultados positivos del mismo.
Tienes que ser capaz si tienes un proyecto flexible, ágil, de adaptarte a los cambios. Cada proyecto es único.
Hay que tener un enfoque siempre orientado a la calidad, independientemente de los tiempos, de la agilidad, del proyecto y del entorno y la irregularidad o la volatilidad, siempre tienes que tener en cuenta que lo que haces tiene que cumplir con las expectativas de calidad de tus clientes.
Como gestor de proyectos, debes abstraerte y poder simplificar la complejidad de un proyecto, interacciones con otros sistemas, incertidumbres, ambigüedades, el ciclo de vida que puede cambiar de un proyecto.
Siempre tienes que estar atento a los riesgos, cómo anticiparte, cómo controlarlos. Tienes que entender cuál es el umbral de riesgo de tu organización.
Tienes que adaptarte a esos cambios, recuperarte y avanzar.
El trabajo colaborativo en equipo es la base de un proyecto, sin equipo no hay proyecto. La principal función no es ejecutar, no es controlar, es gestionar, es facilitar un equipo, así lo plantea ahora el PMI.
El 90% del trabajo de un gestor es gestionar a los interesados, comunicar. Es importante involucrar a los interesados de manera proactiva y en la medida necesaria para contribuir al éxito.
Ya no se trata de celebrar cómo tu proyecto no se ha salido de ninguna métrica y sigue todas las herramientas. Como gestor de proyectos tienes que enfocarte en la entrega de valor. Esto es lo primordial de la nueva versión del PMBOK. Debes centrarte en que lo que haces y lo que produces sea de valor para los interesados, para el cliente. Evaluar y ajustar continuamente la alineación del proyecto con los objetivos de negocio y con los beneficios y el valor previsto.
Tienes que ver todo lo que ocurra o cualquier cambio o cualquier cosa que pase, siempre tienes que pensar desde el punto de vista holístico del proyecto, todos sus aspectos, todos sus factores.
En resumen, el trabajo es hacer lo que quiera tu cliente. Siempre alineado a expectativas, optimizando recursos y haciendo las cosas correctamente. En gestión de proyectos, tú ejecutas proyectos que entreguen valor a tu cliente.
Luego, los dominios, relacionados con los principios, se centran más en las formas de ejecutar:
Este dominio se ocupa de las actividades y funciones asociadas con los interesados para lograr una relación de trabajo productiva a lo largo del proyecto.
Son actividades y funciones asociadas con las personas responsables de producir los entregables del proyecto, quienes obtienen en realidad los resultados de los negocios con el fin de lograr propiedades compartidas y un equipo de alto rendimiento.
Aborda las actividades y funciones asociadas con la organización y coordinación necesaria para la entrega de los resultados del proyecto.
Corresponde a las funciones asociadas con el establecimiento de los procesos del proyecto, la gestión de recursos físicos y fomentar un entorno de aprendizaje para así lograr el desempeño eficiente del proyecto.
Debes concentrarte en lo que haces, lo que te pide el cliente, y con la calidad que requiere. La gestión del alcance y la gestión de la calidad es primordial. Con eso garantizas una entrega satisfactoria.
Debes saber lo que estás haciendo para poder controlar tu proyecto. Tienes que definir estrategias para controlar.
Se refiere a la gestión de los riesgos donde es necesario una concienciación del entorno en el que se producen los proyectos (técnico, social, etc.), una exploración proactiva y respuesta a la incertidumbre, concienciación de la interdependencia de múltiples variables en el proyecto y la capacidad de anticipar amenazas/oportunidades y comprender las consecuencias.
Finalmente, Andrés Gola hizo una invitación a profundizar en este tema en el próximo Programa de Gestión de Proyectos a iniciar el próximo 6 de diciembre, con el cual aprenderás las metodologías y mejores prácticas de gestión de proyectos, indispensables en el día a día de los directivos, entre dichas metodologías el PMBOK 7.
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