¿Cómo gestionar proyectos pequeños?

Cuando estudiamos el PMBOK del PMI nos encontramos con cinco áreas de conocimiento y 47 procesos. Es fácil sentirse abrumado por la cantidad de actividades que existen para gestionar un proyecto; incluso nos puede hacer dudar de la utilidad de esta metodología para los proyectos del día a día en nuestros trabajos. Sin embargo, la clave está en el conceto de “tailoring”. El PMBOK deja muy claro que no es más que una guía y que debe ser adaptada a las necesidades y peculiaridades de cada proyecto. Sin embargo, estamos tan concentrados en entender todas las herramientas y técnicas que no nos detenemos a interiorizar esta idea.

Bien, pero ¿cómo sé si mi proyecto es pequeño, intermedio o grande?

Podemos considerar que un proyecto es pequeño si su duración es corta (menos de seis meses), el equipo es reducido (menos de diez miembros), la inversión necesaria no supera los 75-100 mil dólares y su objetivo es único y se conoce la solución para conseguirlo. Es importante también tener en cuenta que si existe un solo tomador de decisión o el director del proyecto también puede tomar decisiones, estamos hablando de un proyecto pequeño.

Ok. Mi proyecto es pequeño, ¿qué tengo que hacer?

Los proyectos varían muchísimo como mencionamos antes. Sin embargo, todos los proyectos necesitan unos mínimos comunes: tener apoyo de la dirección, tener claros los requisitos y el alcance de este y definir, y controlar muy bien el tiempo y el dinero que se invierte para su ejecución; así como informar de su estado de forma efectiva a los interesados y realizar un cierre formal del proyecto.

Ya sé lo qué debo hacer, pero ¿cómo lo hago?

El principal contribuyente al éxito es el apoyo de la dirección. No sólo necesitamos que la dirección nos de permiso para iniciar un proyecto, sino que esté interesada en el mismo y que quiera que salga adelante y funcione. Si no tenemos el apoyo de quienes otorgan los recursos, no estará en sus prioridades y nuestro proyecto tendrá alto riesgo de fracasar.

Una vez todos los preparativos estén hechos, ¿qué hago luego?

Una vez aprobado el proyecto, lo siguiente que debemos hacer es recopilar los requisitos (qué se le pide al proyecto desde el punto de vista de los tiempos, del dinero y del producto). Para ello hay que identificar a aquellas personas que nos proporcionaran sus necesidades y peticiones. Una vez identificadas esas personas, debemos reunirlas e identificar los requisitos del proyecto. Algunas de las herramientas más comunes para ello son: el brainstorming (capturando las ideas en un mapa conceptual o en un diagrama de afinidad), la técnica de grupo nominal y la técnica Delphi. Por último, es importante hagamos uso de una matriz de trazabilidad para capturar y tener presentes todos los requisitos a lo largo de la planificación y ejecución del proyecto.

Habiendo recopilado los requisitos podemos definir el alcance del proyecto; qué vamos a resolver y cómo lo vamos a resolver. Es importante que el objetivo del proyecto sea específico, medible, alcanzable, relevante y temporal.

Posteriormente, tenemos que definir las actividades que se deben ejecutar en el proyecto. Para ello se usa la estructura de desglose de trabajo. Esta herramienta ayuda a definir y planificar todo el trabajo necesario y solo el trabajo necesario.

Una vez identificadas las actividades, tenemos que secuenciarlas utilizando el diagrama de red para definir las dependencias entre ellas. Por otro lado, debemos estimar la duración de cada una de las actividades, así como el coste mediante métodos de estimación como la análoga, paramétrica o tres valores, entre otras.

Una vez realizados el diagrama de red y las estimaciones de duraciones y costes de las actividades ya podemos crear el presupuesto, así como el Gantt que utilizaremos como línea base del cronograma del proyecto.

Con toda la planificación realizada y aprobada por la dirección, podemos iniciar la ejecución del proyecto. Durante la ejecución, nuestro trabajo como director de proyecto es controlar y monitorizar el avance del mismo asegurándonos que se cumplan tanto el cronograma y como el presupuesto (o realizar acciones correctivas o preventivas de ser necesarias). Existen varias herramientas para controlar el cronograma y los costes, siendo el análisis de valor ganado la más potente en donde se calculan variaciones e índices de rendimiento, entre otras métricas.

Debemos tener en cuenta que el 90% del tiempo de un director de proyecto se dedica a la comunicación.  Nuestro trabajo es encargarnos de que la información fluya de forma eficiente entre los interesados.

¿y como cierro el proyecto?

Por último, y una vez finalizado el proyecto, es importante que hagamos un cierre formal. Esto incluye validar los entregables mediante una aceptación formal por parte del cliente y archivar toda la información de manera ordenada para poder usarla en el futuro.

Autor: Andrés Gola

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