Gestión de compras y proveedores para una cadena de abastecimiento flexible

La pandemia asociada al COVID 19, no solo ha impactado la gestión logística, sino que ha puesto en evidencia, la precariedad de nuestras cadenas de abastecimiento en un tema medular: la relación compra – proveedor. El cambio de paradigma ha sido sui generis, lo que ha generado el derrumbe de protocolos, considerados estándar. Por ejemplo, poseer un número reducido de proveedores, hoy, es un nivel de riesgo inconmensurable, indistintamente si llegamos a ellos por su confiabilidad. Porque hasta los mejores, nos han generado “quiebres operacionales” y por ende, pérdida de rentabilidad operativa. Lo cierto es que, en el interinato, hacía la aplicación de un esquema más ágil de relacionamiento, es necesario ejecutar adecuaciones, para prevalecer en un ambiente tan distinto. En este sentido, planteamos tres recomendaciones para gestionar nuestras compras y la relación con los proveedores.

1. Categorizar a los proveedores

Si bien todos nuestros proveedores son importantes, no todos tienen la característica de ser clave. La determinación de este estatus, debe ser dinámica y ajustable, según el momentum que se verifique en términos de: mercado de clientes, capacidad operacional de la empresa y estatus del mercado proveedores (Cantidad y variedad). La mejor herramienta para asignar dicha característica es el Modelo de Kraljic. Éste se basa en la interrelación de dos variables vitales para competir en tiempos de incertidumbre: el impacto financiero del producto a ser adquirido y su nivel de riesgo en suministro para la continuidad operativa. El modelo se muestra en la Figura A

Los cuadrantes clave: Estratégicos y Cuellos de botella, ameritan mayor atención. Conllevan el mayor riesgo de suministro y merma de nuestra rentabilidad operativa. El modelo es estupendo al definir estrategias de abastecimiento, pues requiere de la participación de todos los socios de interés asociados a nuestra cadena, tanto internos (Operaciones, Finanzas, Calidad) como externos (Proveedores, Clientes). Una vez determinados proveedores y productos/servicios clave, entonces se pueden establecer mejores esquemas de negociación.

2. Emplear el costo total de pertenencia (TCO: Total Costo of Ownership) como parámetro de visualización logístico – financiera

El esquema de precio de compra ya no representa, por sí solo, un elemento de consideración medular. En un ambiente de incertidumbre, es necesario analizar el costo de adquisición, pero con una visual estratégica y previsiva. El TCO, nos ayuda altamente en ello. ¿La razón?, el mismo, toma en cuenta todos los procesos asociados, desde la recepción, nivel de calidad, grado técnico, momento de entrega, etc. Permite calcular escenarios de costo, que pueden influir tanto en la rentabilidad como en la continuidad operativa. Como vemos, es un análisis ágil, flexible e integrador.

3. Pasar de un proceso de compras a uno de abastecimiento estratégico

La gestión de la procura se ha de convertir en una acción de coordinación e integración administrativa – operacional. Lo anterior implica, y ahora sin retardos, conformar un equipo multidisciplinario que establezca un foro de análisis situacional. Donde si bien los profesionales de compra, fungen como coordinadores. El equipo de trabajo no solo analizará el TCO, sino que coadyuvará en la determinación de planes estratégicos con seguimiento táctico de las adquisiciones y contrataciones. Para que la coordinación de compra, enfoque sus esfuerzos hacia una negociación efectiva, que implique medición, seguimiento y corrección. Simultáneamente, sobre la base de proveedores clave, establecer los protocolos de la relación operacional – comercial -financiera, con seguimiento a través de indicadores clave de desempeño aceptados, tanto en aplicabilidad como en vigencia.

La competencia que nos sobreviene es altamente demandante y los proveedores, conjuntamente con la gestión de las compras, son elementos primordiales en la capacidad de enfrentar semejante reto. El equilibrio producto – rentabilidad – competitividad es inédito, por lo que agilizar la toma de decisiones, sobre análisis ágiles, acciones concretas y procesos sincronizados, serán los elementos que harán la diferencia en una logística de compras armonizada con los tiempos que vendrán.

Autor: Eutivio Toledo, Experto en operaciones y gestión logística de la cadena de suministro

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