Nuestro experto Oswaldo Lorenzo impartió recientemente un webinar sobre las herramientas tecnológicas para el trabajo virtual y flexible en nuestro Unikemia Learning Channel. Presentamos un resumen de sus principales ideas a continuación.

¿Qué son los equipos virtuales?

Son equipos de trabajo que están separados geográficamente y en el tiempo. No siempre están separados por grandes distancias, puedes tener equipos en distintas ciudades de un mismo país, incluso que estén en distintas sedes a una hora de distancia. Separados en el tiempo no sólo significa estar trabajando a distintos husos horarios sino también estar trabajando en un proyecto en momentos distintos, es decir, el trabajo se realiza de manera asíncrona, unos en un momento y otros en otro.

¿Cuáles son las razones por lo que los equipos virtuales son tendencia?

• Modelos operativos u organizacionales que incluyen la tercerización de actividades (outsourcing) y la deslocalización de operaciones (offshoring).
• Políticas de sostenibilidad y/o control de riesgos (amenazas) que recomiendan no viajar a zonas o regiones con altos niveles de delincuencia o conflicto.
• Costes cada vez más bajos de comunicación y coordinación versus Costes de viajes y políticas de reducción costes.
• Contar con el mejor talento a través de freelancers y empresas aliadas.
• Mayor productividad y velocidad: Configuraciones de equipos en el modelo “follow the sun”.
• La sociedad ha cambiado y surgen nuevos comportamientos.
• Homeworking /Telecommuting para mejorar la conciliación familiar y la calidad de vida de los colaboradores.

3 categorías de herramientas tecnológicas para el trabajo virtual y flexible

Podemos considerar tres (3) categorías de herramientas tecnológicas para equipos virtuales y trabajo flexible:

1. 1. Tecnologías que nos ayudan a tener la información más accesible desde cualquier lugar. E.j: Dropbox¹, Google Docs², We transfer³, Skype⁴.
   2. Tecnologías que nos permiten estar en comunicación continua independientemente del lugar donde te encuentres. E.j: Videoconferencias (Webex⁵, Zoom⁶, etc) o redes sociales (Yammer⁷, Gnoss⁸, Facebook⁹, Twitter¹⁰), mensaje instantáneo (Skype, WhatsApp¹¹, Google, Slack¹²), e-mails, llamadas telefónicas, llamadas por Skype.
   3. Tecnologías de colaboración o colaborativas que nos permiten tomar ventajas del talento a través de la colaboración. E.j: Trello¹³, Basecamp¹⁴, Deskaway¹⁵, Wikis, foros de discusión.

Tecnologías de Información

Una de las más usadas es Google Docs, la cual se basa en formato wiki donde las personas que están en un equipo pueden editar documentos de forma simultánea y trabajar en equipo compartiendo, haciendo modificaciones y comentarios sobre el mismo documento en tiempo real. Google Docs da acceso a la información desde cualquier parte porque se encuentra en la nube pero también, puedes colaborar sobre ese documento, editarlo, hacer comentarios y trabajar de manera simultánea.

¹Disponible en: https://www.dropbox.com/
²Disponible en: https://www.google.com/intl/en/docs/about/
³Disponible en: https://wetransfer.com/
⁴Disponible en: https://www.skype.com/es/home/
⁵Disponible en: https://www.webex.com/
⁶Disponible en: https://zoom.us/
⁷Disponible en: https://www.yammer.com/
⁸Disponible en: https://www.gnoss.com/
⁹Disponible en: https://www.facebook.com/
¹⁰Disponible en: https://twitter.com/login
¹¹Disponible en: https://www.whatsapp.com/
¹²Disponible en: https://slack.com/intl/es/
¹³Disponible en: https://trello.com/
¹⁴Disponible en: https://basecamp.com/
¹⁵Disponible en: http://www.deskaway.com/

Tecnologías de Comunicación

Pueden ser tecnologías gratuitas como Skype o de pago como Webex, la cual la prefieren las empresas para entornos privados, estableces y controlados. También, están siendo muy populares otras como Blackboard Collaborate¹⁶ o Zoom, redes sociales públicas, abiertas o privadas; tecnologías de mensajes instantáneos como What’s app y Slack. Son tecnologías populares para todo el mundo pero también, a nivel interno en los procesos de las organizaciones, como es el caso de Slack.

¿Cuáles son algunas de las normas de la comunicación en el trabajo virtual y flexible?

Hay que saber usar las tecnologías, saber cuándo son apropiadas. Por ende, toma en cuenta las mejores prácticas de comunicación que el equipo debe seguir en cuanto:

• Información contextual.
• Tiempo: día de semana o fin de semana.
• Recordatorios.
• Manejo de conflictos.

Tecnologías de Colaboración

Basecamp o Trello son dos tecnologías colaborativas bastante populares en el mercado que permiten a un equipo trabajar gestionando su proyecto. Ambas te muestran el estatus del proyecto, cuánto duran las reuniones y las personas responsables de cada tarea ¿Dónde estamos? ¿Cuál es el progreso?, ¿Cuáles son los recursos asignados? Son herramientas poderosas para el trabajo colaborativo y también para el incremento de la productividad

¹⁶Disponible en: https://www.blackboard.com/online-collaborative-learning/blackboard-collaborate.html

Es la tecnología la que ha ayudado a desarrollar este modelo de organización, es la tecnología uno de los principales conductores de la globalización. Sin embargo, la tecnología por sí sola no hace magia así que tienes que ajustar la estructura de la empresa, la cultura de la gente y los procesos de la organización.